Każdy kto prowadzi własną działalność gospodarczą, ale także i większość osób realizujących zakupy przez internet, miał kontakt przynajmniej raz z fakturą proforma. Nie każdy jednakże wie, czym w rzeczywistości jest ten dokument i co go wyróżnia od typowej faktury.
Co to jest faktura proforma?
Po łacinie pro forma oznacza „dla przyzwoitości”, dlatego nierzadko można spotkać się z określeniem, że faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, faktura tego typu nie jest dowodem księgowym, wobec tego nie ujmuje się jej w księdze przychodów i rozchodów lub w ewidencji księgowej. Zaleca się natomiast zachować ją w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma winna być traktowana raczej jako dokument handlowy, który formą zaproponowania pewnej oferty. Nie stanowi dowodu wykonania usługi czy kupna artykułów, czyli zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług nie powoduje następstw w obszarze podatku VAT. Czy zatem faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, dlatego że dotyczy sprzedaży lub usługi, która jeszcze nie została wykonana, wobec tego warunki transakcji w niej sformułowane mogą nadal podlegać negocjacjom.
Jak wygląda i kiedy nie wolno wydać faktury proforma?
Faktura proforma zawiera analogiczne elementy i wygląda podobnie jak faktura VAT, m.in.:
- miejsce i datę,
- dane kontrahentów (odbiorcy oraz wystawcy),
- nazwę towarów albo usług, stanowiących przedmiot transakcji (razem z określeniem ich jednostek miary, ilości itd.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno konkretnych produktów i usług, jak i wartość całości zamówienia) zapisana także słownie,
- informacja o kwocie ewentualnych zniżek,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- określenie terminu wniesienia opłaty,
- wskazanie terminu dostarczenia towaru czy też realizacji usługi.
By bez trudności można było rozróżnić ten dokument od właściwej faktury VAT, wywołującej konsekwencje podatkowe, taką fakturę wystawca zobowiązany jest oznaczyć wyraźnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”. Należy także mieć na uwadze, że ten rodzaj faktury nie zwalnia z konieczności dostarczenia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co kluczowe, faktury proforma nie wystawia się w momencie, gdy kontrahent zapłaci w całości za przedmiot transakcji czy też wpłaci zaliczkę.